Как нумеровать исходящий номер письма

·

Как нумеровать исходящий номер письма

Некоторые секреты входящих документов

из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта.

Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах. Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений.

Как присвоить исходящий номер письма

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку. Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года.
Например: исх. № 25-03/198, где: исх. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется.

Вход на сайт

и исход. корреспонденции необходимо руководствоваться Инструкций по делопроизводству, утврежденной в организации.

Если есть отделы или др. структурные подразделения, то сделайте к Инструкции Приложение с указанием нумерации отделов, ну а потом в соответствии с этим и нумеруйте. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Гость (гость) 23 апреля 2008, 6:23 Можно еще руководствоваться «ИНСТРУКЦИЕЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ, ГОСКОМИТЕТАХ И ДРУГИХ ЦЕНТРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

3.15.

Рекомендуем прочесть:  Купила наушники гарантия полгода сломались раньше

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый). Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Исходящие письма могут быть инициативными и ответными.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу. 2 Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки».
Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.

3 В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например: «Генеральному директору ООО «Волна» И.И.СидоровуРабочая ул., д.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Как нумеруются исходящие документы

Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

  1. Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация.
Рекомендуем прочесть:  Какие докукменты нужно здавать в паспортный стол для регистрации

Из-за того, что многие администраторы используют скачанные шаблоны DLE, то в них почти всегда присутствуют ссылки, которые могут находится в любой категории. рекомендуются просмотреть их все, начиная от addcomments.tpl и заканчивая vote.tplСледует проверить и стили описания, которые находятся в этом же разделе админ панели.

6 При проверке уже опубликованных статей можно использовать стандартную функцию «Поиск и замена».Для этого сперва проверяем сайт на внешние ссылки сайтом xseo.in/links.

Вход на сайт

[e-mail скрыт] Беларусь, Витебск Написал 310 Репутация:

27 октября 2009, 10:02 Не думаю, архив в первую очередь наказывет за дела постоянного (свыше 10 лет) хранения. Ну а если проверяющим будет совсем незачто уцепиться, тогда пожалуй укажут в акте проверки.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Беларусь, Минск Написал 312 Репутация:

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

  1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
  1. Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред.

Вам будет интересно...