Ненадлежащее хранение и ведение трудовой книжки

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника. Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца.

По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию.

Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству. Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов.

Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

Правила ведения и хранения трудовых книжек — практические нюансы

Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.

  • Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК».

    Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.

  • Постановление правительства РФ «О трудовых книжках».

    Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

  • То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

    • Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой.
    • Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.

    Какое наказание несет работодатель за неправильное ведение трудовых книжек

    Если по каким-то причинам нарушитель отказывается ставить визу, то необходимо составить соответствующий акт.

    Работодатель должен помнить, что в случае обнаружения несоответствий взыскания должны быть применены немедленно, не нужно ждать, пока пострадавший работник подаст иск в суд. В той ситуации, когда работник не согласен с выговором или замечанием, он может осуществить обжалование в:

    1. инспекции труда}
    2. крайний вариант – это суд.
    3. комиссии по трудовым спорам}
    4. органах, которые занимаются рассмотрением индивидуальных трудовых споров}

    Срок обжалования составляет не больше трех месяцев от даты наказания.

    В случае проверки своевременная дисциплинарная мера по отношению к работнику пойдет на пользу организации.

    Ответственность за ведение и выдачу трудовых книжек

    5.27 КоАП РФ, которая носит название “Нарушение законодательства о труде и об охране труда”.

    Но если срок был пропущен по причинам, которые имеют объективное обоснование, то его могут продлить.
    Помимо этого, отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная той же ст. 5.27 КоАП РФ. Так, согласно указанной норме нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа: – на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.; – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 руб.

    или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; – на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

    Порядок учета и хранения трудовых книжек

    При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст.

    65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

    Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев: — массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п.

    34 Правил); — порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил). Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

    Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

    Ответственность работодателя за ведение трудовых книжек

    Если это обстоятельство работодателем не оспаривается, и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник может предъявить иск о материальной ответственности работодателя. Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно статье 234 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ) наступает, если заработок не получен в результате: — незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу; — отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе; — задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника; — других случаев, предусмотренных федеральными законами и коллективным договором.

    Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

    Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности. В частности:

    1. по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.
    2. по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;

    В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

    1. при освобождении от иных видов работ;
    2. без такового.

    Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам.

    Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации.

    Ответственность за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

    Заметим, однако, что как халатность могут быть квалифицированы и иные действия работодателя (уполномоченного должностного лица), если их совершение повлекло за собой существенное нарушение прав и законных интересов даже одного работника, в том числе из-за нарушения порядка обращения с трудовой книжкой (ее небрежным хранением, повлекшим утрату документа или его непригодность к дальнейшему использованию по назначению, ее ненадлежащим оформлением и т.п.). Аналогичным образом могут расцениваться и действия (бездействие) работодателя, вследствие которых работник несвоевременно получил на руки трудовую книжку или копии документов, связанных с работой, при увольнении, если это воспрепятствовало трудоустройству и т.п.

    Далее хотелось бы обратить внимание на ст.

    324 УК РФ, которая предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов.

    Ответственность за неправильное ведение, хранение, учет или выдачу трудовых книжек

    Обычно все начинается с выговора или замечания.

    Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного ­органа работников (в силу ч. 2 ст. 194 ТК РФ). А вот увольнение применяется реже.

    Оно возможно, например, по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание).

    Вам будет интересно...