Способы перевода документов в электронный вид

Способы перевода документов в электронный вид

Решение для перевода бумажных документов в электронный вид

ABBYY FlexiCapture позволяет выделять необходимые значимые поля из неструктурированного текста. Например, из бумажных договоров с помощью этой технологии можно автоматически выделять наименования контрагентов, сумму сделки и т.п.

Ольга Савко Начальник группы телемаркетинга Получите качественную бесплатную консультацию Оставить заявку

Акция Переход на отечественную АИС МФЦ Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция «Амнистия» по техподдержке Акция для клиентов, у которых есть

Способы перевода документов в электронный вид

Сергей Миронов () — заместитель директора корпорации «Электронный архив» (Москва).

Архив для добывающих предприятий Созданные несколько десятилетий назад документы по скважинам постепенно приходят в негодность, и их перевод в электронный вид становится единственной возможностью сохранить уникальные сведения. Для нормальной работы в современных условиях требуется создание электронных архивов.

Проект, реализованный корпорацией «Электронный архив» для одного из крупнейших российских нефтегазовых предприятий, предусматривал перевод в электронный вид 1,5 млн крупноформатных схем, чертежей и организационно-распорядительной документации.

Лекция 8 В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации электронного документооборота.

Что надо знать бухгалтеру о переводе его документов в электронный вид

Фактически, это структурированный набор данных, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма – это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма. Форма счета-фактуры определяется в законе ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», формат отдельным приказом ФНС.

Когда говорим о форматах и формах, мы всегда четко расставляем понятия.

Формат – это контейнер для информации, а форма – ее визуальное отражение. А теперь, когда основополагающие понятия мы рассмотрели, давайте кратко рассмотрим основные НПА и виды электронных документов. 2 ст. 434 ГК РФ)

Электронные архивы для промышленности

Слишком велика в этом процессе роль методологии и опыта, слишком велик риск потери информации из-за человеческого фактора или сбоев оборудования.

Электронный договор Законодательство Комментарии Составление (выставление, заключение) Договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной или иной связи (п.
В таблице приведен примерный экономический расчет для проекта архивирования 11 млн. документов формата А4, включающего расшивку документов, их перевод в электронный вид, индексацию по дате создания и номеру и исчерпывающую верификацию.Продолжительность этого проекта первоначально оценивалась в два года, но силами специализированных поставщиков работу его удалось выполнить за один год при стоимости 577 тыс.

долл.Даже при относительно небольшом объеме архива иногда выгоднее поручить его перевод в электронный вид стороннему исполнителю. В процессе выполнения работ могут обнаружиться множество статей расхода, которые не были предусмотрены или казались малозначительными.

Перевод документов архива в электронный вид

Правильный перевод документов в электронный вид входит в число наиболее актуальных текущих проблем многих предприятий и коммерческих организаций.Главным образом, это связано с издержками и временными потерями, которые обусловлены сложностями доступа к определенному документу, если архив не организован надлежащим образом. Это касается документов всех типов, от конструкторской и технологической документации, до учетных документов работающих или уволившихся сотрудников.

Очевидно, что перевод архива в электронный вид и грамотная систематизация его содержимого, не только существенно повышает уровень информационной поддержки предприятия, но и упрощает хранение такого архива.

  • сохранность;
  • оперативность;
  • экономия.

Наша компания осуществляет перевод документов в электронный вид на высоком профессиональном уровне, в соответствии с законодательства РФ и с предоставлением полного спектра гарантий.

Мы обладаем всем необходимым: большим практическим опытом и знаниями, профессиональными скоростными сканерами с опцией распознавания текстов, печатей, штампов на плохо читаемых поврежденных или ветхих листах. Мы гарантируем надлежащее качество цифровой версии архива, грамотно его обработаем, проиндексируем и структурируем, сделаем это быстро, что невозможно сделать без специальной подготовки, а в конечном и итоге, при необходимости, организуем его надежное хранение.

Непрофессиональный перевод архива в электронный вид несет в себе риск появления недочетов и не читаемых фрагментов в документации, создание неудобных библиотек со сложным поиском.

Все эти факторы в самый неподходящий момент могут сыграть критически негативную роль, если понадобится быстро «поднять» нужный документ из архива, а он окажется не читаемым по тем или иным причинам.

Доступные по цене профессиональные услуги перевода архива в электронный вид способны в будущем сохранить суммы в сотни и тысячи раз большие, что, безусловно, выгодно для предприятия.

или отправьте запрос на

  • Комплексное решение поставленных задач Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.
  • Профессиональные консультации Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.
  • Опыт работы с иностранными и отечественными организациями Основные клиенты, которые обращаются к нам — это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости

  • Правительство Абхазии получит в дар от представителей Госархива РФ одокументы, посвященные революционному движению
  • На прошлой неделе состоялась встреча представителей различных архивных ведомств

Статьи

  • Большинство фирм хранят всю свою документацию непосредственно в офисе
  • Обработка документов на предприятии — неотъемлемый процесс деятельности

Выберите категорию Электронный архив Архивные услуги Введите символы, изображённые на картинке: *

Лекция 3 Технологии перевода бумажных документов в электронные

При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.

Если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным.

Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.

При вводе форм также может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition).

С чего начать преобразование документов в электронный вид

Документы в электронном виде – это готовые «кирпичики» для создания полноценного электронного архива.

Но начинается электронный архив или система электронного документооборота вовсе не с поточного сканирования, а с подготовки документов и одновременной работы над структурой будущего архива. Массив документов, который будут составлять основу архива, нужно отсортировать. Причем, основанием будет не только место документа в архиве (источник, срок действия, тип), но и характеристики, которые будут влиять на способы сканирования.
Отдельно переводятся в электронный вид текстовые документы, отдельно – бланки и формы (то есть документы формализованные), отдельно – со сложной, насыщенной графикой.

Особое внимание нужно уделять старым (или ветхим) документам, бумагам большого формата: их сканировать сложнее всего, риск потери части информации выше.

Часть документов отбраковывается. Основанием для отбраковки может стать ветхость, истечение срока действия и срока хранения, ничтожность или нечитаемость документа.

Подготовка к сканированию включает и расшивку дел, удаление с бумаг скрепок, зажимов – всего, что может помешать сканированию и потенциально может исказить образ (электронную копию) документа. В зависимости от характеристик документов, подготовленных к переводу в электронную форму, выбирается как способ сканирования, так и программное обеспечение для распознавания образа.

Способ оцифровки зависит и от количества документов, и от преобладания бумаг того или иного типа (формализованные, текстовые, с большим количеством графических элементов);, и от качества (сохранности) бумаг.

Если количество документов велико, то используется потоковая, максимально автоматизированная оцифровка.

На этапе подготовки к созданию электронного архива группы документов сканируются именно в потоковом режиме. Полученные образы документов сортируются.

  • проверяется соответствие образа и бумажного документа;
  • образ относят к одной или нескольким группам архива;
  • образ получает маркировку и сопроводительный текст.

Лишь после этого можно считать, что подготовка к созданию электронного документа готова – образ можно распознавать и отправлять готовый документ на его «родное» место на сервере организации. Мы проводим оцифровку как для пополнения архивов организаций, так и в виде отдельной услуги.

  • LG В компании LG TCM были успешно проведены работы по экспертизе ценности документов
  • Российский государственный торгово-экономический университет Успешно проведена архивная обработка документов, с утверждение ЦЭПК Главархива Москвы.

Технология переводов бумажных документов в электронные

Р и с у н о к 8.6 — Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид Формализованные документы — это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные.

Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы — это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику.

Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация.

Электронный документ

Существуют различные технологии, которые переводят бумажную документацию в электронное состояние и имеют свою специфическую терминологию.На основе не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.Хорошим инструментом оценки будущего партнера является проверка его баланса, зафиксированного отметкой налоговой службы на последнюю отчетную дату. Этот показатель можно получить в сервисах проверки контрагентов.

О том как это сделать читайте .Первичный этап преобразования – перевода документов в электронный вид – представляет собой сканирование и создание электронной копии в виде цифрового изображения (образа документа).Процедура сканирования дает возможность автоматизированного ввода документов.

Вам будет интересно...